Het huidige proces voor het verzamelen en retourneren van medische hulpmiddelen verloopt via een intranetformulier waar zorgmedewerkers een aanvraag voor een hulpmiddel indienen. Na handmatige controles door de medische technologieafdeling moet een logistiek medewerker het hulpmiddel ophalen, maar vaak kan hij deze niet vinden. Beperkte tijd bij het zorgpersoneel vanwege drukke schema's bemoeilijkt administratieve taken, wat resulteert in het niet tijdig of helemaal niet retourneren van een hulpmiddel. Hierdoor kan een logistiek medewerker niet, of moeilijk hulpmiddelen ophalen en ontstaan er tekorten op andere afdelingen. Dit heeft gevolg voor de patiënten zorg, een patiënt kan door het ontbreken van een hulpmiddel niet geholpen worden en zal daardoor langer in het ziekenhiuis moeten verblijven.
Create4Care
Het retour proces van medische hulpmiddelen optimaliseren voor de logistiek medewerkersin het Erasmus MC.
25 mei 23’ - 20 juni 23’
Logistiek medewerkers binnen het Erasmus MC
Groepsopdracht met: Daan Kroft, Dayhana Herrera, Simone Romeijn en Rosalie Hollestein
Een geoptimaliseerd en efficiënter retourbeleid
Om belangrijke inzichten te krijgen in de opdracht, de opdrachtgever, de gebruikers en de stakeholders, heeft mijn team uitgebreid onderzoek gedaan. Er is deskresearch verricht en er zijn observaties uitgevoerd bij de logistieke afdeling van het Erasmus MC tijdens een rondleiding. Daarnaast zijn logistiek medewerkers en andere belanghebbende medewerkers van het Erasmus MC geïnterviewd.
Door het toepassen van de 5 why methode kon ik in samnewerking met mijn teamleden en hun visie op het probleem onze ontwerpvraag vormen. Na de onderzoeken had ik veel nieuwe observaties over de ontwerpopgave en het probleem. Hiermee ontdekte ik dat door een combinatie van factoren logistiek medewerkers niet efficiënt kunnen werken. Dit inzicht wees op verschillende oorzaken en dat de ontwerpopgave een complex probleem is. Na uitgebreide evaluaties hebben ik en mij team uiteindelijk besloten om ons te richten op de logistiek medewerker als primaire focus van onze ontwerpvraag.
Ik en mijn team hadden een hoop observaties opgedaan door middel van de verschillende onderzoeks methodes. Om de zeobservaties mee te kunnen nemen in de concept fase besloten wij deze observaties te gaan categoriseren, om patronen te ontdekken waaruit we conclusies konden trekken voor het ontwerpproces. De methode die wij hiervoor inzette was affinity mapping. Het resultaat van de affinaty mapping waren de inzichten en ontwerprichtlijnen die aan het begin van deze case genoemd worden.
Omdat ik en mijn team tot de conclusie waren gekomen dat er meerdere afdelingen in het ziekenhuis zijn die bijdragen aan het probleem en dus belang hebben bij de oplossing heb ik besloten om user persona’s te maken. Om een overzicht te geven van die gebruikers en inzichten te presenteren over deze gebruikers heb ik deze persona’s gemaakt. Per persona heb ik de pijnpunten, doelen,behoeftes, motivaties vastgesteld. Deze persona’s hebben ons geholpen een representatie van onze gebruikers te maken. Dit hielp onszelf om empathie voor deze gebruikerste hebben en om hen centraal te zetten.
Om tot conceptrichtingen te komen die een oplossing vormen voor het ondervonden ontwerpprobleem, heb ik samen met mijn team gebrainstormd. Hierbij hebben we verschillende technieken ingezet, zoals Extreme Characters, 101 ideeën en Refurbishing the House. Uit deze brainstormsessie zijn in totaal 64 ideeën voortgekomen. Om de beste ideeën te selecteren en hiermee concepten te genereren, hebben mijn team en ik twee convergentechnieken toegepast: een COCD-box om te convergeren en Clusteren en anoniem stemmen om te synthetiseren tot concepten en een keuze te maken. Ik faciliteerde de methodes voor het convergeren.
Als resultaa hebben ik en mijn teamgenoten 3 concepten geselecteerd. Deze hebben we overdraagbaar gemaakt met storyboards. Ik heb het storyboard van concept 3 gevisualiseerd.
In dit concept wordt gebruik gemaakt van gekleurde LED-verlichting om duidelijk aan te geven of een hulpmiddelen dat op een retourpunt staat beschikbaar is om mee te nemen. Het zorgpersoneel kan eenvoudig doorgeven als er hulpmiddelen ontbreken die zij nodig hebben aan het team van de medische technologie, die vervolgens deze informatie doorspelen aan een logistiek medewerker. Deze haalt het benodigde hulpmiddel op bij het een ander retourpunt en plaatst dit bij een groene LED, zo kan er altijd een soepele en efficiënte bevoorrading plaatsvinden.
Bij dit concept is er real-time inzicht in de locatie van medische hulpmiddelen geboden via een interactieve kaart. Uitgerust met trackers, kunnen de hulpmiddelen moeiteloos worden gevolgd, waardoor zowel logistieke medewerkers als zorgverleners snel kunnen zien waar ze zich bevinden. Dankzij een digitale plattegrond kunnen de logistieke medewerkers eenvoudig de exacte locatie van de hulpmiddelen lokaliseren en efficiënt navigeren naar de juiste afdeling.
Dankzij markeringen op de hulpmiddelen die gedetecteerd worden door een camera toepassingen bij retourpunten, worden de medische hulpmiddelen automatisch gelokaliseerd. Medewerkers hebbende mogelijkheid om hulpmiddelen te reserveren, op te halen en terug te brengen, terwijl logistieke medewerkers zorgen voor de juiste plaatsing op de retourpunten. Hiermee is het volledige beheer van hulpmiddelen geautomatiseerd voor de medische techniek afdeling.
Na het vormen van de concepten heb ik samen met mijn team de drie concepten die gevormd zijn tijdens de conceptfase gepresenteerd in het Erasmus MC aan de opdrachtgever. Dit deden wij met als doel om feedback te krijgen van de opdrachtgever op deze concepten.
Vanuit de feedback die ik en mijn team kregen van de opdrachtgever konden wij concluderen dat de opdrachtgever de voorkeur had voor concept 3: Smart retour. Maar ook de routeplanneruit concept 2: Interactieve kaart was de opdrachtgever enthousiast over. Deze feedback hebben ik en mijn team meegenomen in het vormen van het definitieve concep.
Het was nu tijd om over te gaan op de uitwerking. Om de structuur en de navigatiestroom van de defintieve oplossing in kaart te brengen en visueel vast te leggen, hebben mijn team en ik eerst een sitemap gemaakt. Dit was nodig om vast te leggen welke pagina's er ontworpen moesten worden, het doel van deze pagina's te begrijpen en te voorkomen dat belangrijke onderdelen werden vergeten.
Hierna heb ik low Fidelity wireframes gemaakt. Ik heb de wireframes gemaakt voor één deel van de oplossing: het aanvraag overzicht van de logistiek medewerker. Om terwijl ik dit deed rekening te houden met de behoeftes en taken van de gebruiker heb ik Jobs to be done geschreven. Vervolgens heb ik de wireframes gemaakt in Figma.
Ik heb samen met een teamgenoot een rolplay test voorbereid. Deze test werd afgenomen bij respondenten die niet tot de doelgroep behoorde, daarom is er gekozen voor een rollen spel. Het doel van deze test was om achterhalen of we geen belangrijke elementen in de wireframes van de oplossing mistte die de gebruikers nodig hadden om doelen te behalen. We wilden testen of alle jobs to be done uitgevoerd konden worden. Om echt goed te kunnen bepalen of gebruikers doelen konden behalen of de juiste handelingen uitvoerde moesten zei zich in gaan leven in de doelgroep. Om de respondenten in de rol die zei kregen in te laten leven maakte ik rollenkaarten.
Deze rolplay test heeft als resultaat gehad dat er conclusies gemaakt konden worden over het design van de wireframes. In een volgende iteratie kon ik mijn keuzes baseren op deze conclusies.
Aan de hand van de conclusies van de roleplay test is een Iteratie op de wireframes gemaakt.
Dit heb ik in samenwerking met teamlid Dayhana gedaan.
De kaart van he Erasmus MC heeft de mainfocus in de wireframes gekregen. Deze is altijd te zien met daarop de locaties van retourpunten en hun inventaris aangegeven. Het overzicht van aanvragen die gedaan zijn is ook te zien in combinatie met de kaart,omdat dit eigenlijk de belangrijkste taken van een logistiek medewerker zijn. En er wordt gewerkt met pop-ups voor het uitvoeren van handelingen. Dit is om de duidelijkheid van de actie de vergroten.
Voor het maken van het high fidelity heeft elk teamlid een voorstel gedaan hoe de high fidelity eruit zou zien in huisstijl va het Erasmus MC. Hierin had elk teamlid de vrijheid om los te gaan met design. Zie hieronder mijn voorstel.
Het uiteindelijke design van de high fidelity die in samenwerking met het hele team gemaakt is ziet anders uit. De focus werd verlegt van de route kaart naar de taken van de logsitiek. Dit hebben wij gedaan omdat we met het nogmaals analyseren van de onderzoekresultaten besloten hebben dat het concept moet focussen op de takenlijst van de logistiek medewerker omdat dit hem gaat helpen in zijn dagelijkse handelingen voor het aanleveren en retourneren van hulpmiddelen.
Ook is er gekozen voor een donkerdere look en feel.
Ik heb samen met twee team genoten het high fidelity prototype getest door middel van een usability test met als doel om te verifiëren of alle benodigde acties uitgevoerd kunnen worden en of de doelgroep nog bepaalde functies mist. Dit was ook gelijk een mooi moment om te beoordelen wat de doelgroep van het concept vindt.
Ter voorbereiding heb ik hiervoor task scenario’s geschreven waarin de respondent wel gestuurd werd tot het uitvoeren van een taak, maar niet in de vraag al voorgezegd werd waar deze op moest klikken. Met behulp van deze taskscenarios konden er interessante observaties genoteerd worden waar vervolgens conclusies uit getrokken zijn.
Met behulp van de conclusies van de ussability test is het definitieve prototype gemaakt. Om dit eindresultaat en de volledige oplossing aan de opdrachtgever over te dragen heb ik samen met het team een one pager ontworpen. Hiermee kon de opdrachtgever het resultaat bekijken om te kiezen of zei TaskCare wilde integreren binnen het Erasmus MC.
Ik heb na het designen van deze onepager deze hem als website gebouwd met behulp van Webflow.
Op basis van de onepager heeft de opdrachtgever aangegeven meer over TaskCare te weten te willen komen en ons uitgenodigd om er meer over te vertellen.
Namens mijn team heb ik toen TaskCare gepresenteerd in het Erasmus MC aan de opdrachtgever en andere belang hebbende.
Aan het eind van de presentatie waren alle aanwezige enthousiast en maakte ze kenbaar het concept TaskCare graag te willen implementeren binnen het Erasmus MC.
